Beply Technologies SL (en adelante, “Cobalta”) presta una plataforma online de gestión empresarial con inteligencia artificial integrada. Los presentes Términos y Condiciones regulan los derechos y obligaciones del Cliente y de Cobalta en relación con el acceso, la contratación y el uso del servicio.
El acceso, registro, contratación o utilización de Cobalta implica que el Cliente ha leído y acepta estos Términos. Cobalta podrá actualizar los Términos por motivos legales, técnicos, comerciales o de producto; la versión vigente estará siempre disponible en cobalta.es. Las nuevas funcionalidades, servicios, módulos o integraciones que Cobalta incorpore en el futuro quedarán sujetas a estos Términos, salvo que se establezcan condiciones particulares.
1. Identificación de Cobalta
- Denominación social: Beply Technologies SL.
- CIF: B55484059.
- Domicilio: Calle La Fos 1, 46870 Ontinyent, Valencia, España.
- Correo electrónico: contact@beply.es.
- Teléfono: +34 644 01 18 52.
- Sitio web: cobalta.es.
2. Definiciones
A efectos de estos Términos, se entenderá por:
- Cliente: el profesional, autónomo, empresa, asesoría, gestoría, partner u organización que contrata o utiliza Cobalta.
- Usuario: la persona autorizada por el Cliente para acceder a la cuenta o al entorno de Cobalta.
- Servicio: la plataforma Cobalta y sus módulos, panel, APIs, integraciones, escáner inteligente, funcionalidades de IA, canales de comunicación y soporte.
- Datos del Cliente: la información, documentos, registros, configuraciones, facturas, contactos y demás contenidos que el Cliente o sus Usuarios introducen o generan mediante el Servicio.
- Plan: la modalidad comercial contratada, con sus precios, límites, funcionalidades y módulos incluidos.
3. Cuenta del Cliente
Para crear una cuenta o contratar Cobalta, el Cliente deberá actuar en el marco de una actividad empresarial o profesional y tener capacidad legal suficiente. Cuando una persona acepte estos Términos en nombre de una sociedad, asesoría o entidad, declarará contar con autorización suficiente para vincularla.
El Cliente proporcionará información veraz, actualizada y completa durante el registro, la contratación y el uso del Servicio, y será responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales, controlar los accesos a su cuenta y asignar correctamente los permisos.
Cobalta podrá suspender o cancelar cuentas cuando existan indicios de falsedad, uso fraudulento, impago, incumplimiento contractual, actividad ilícita o riesgo para la seguridad de Cobalta, de otros clientes o de terceros. La aceptación mediante casilla, firma electrónica, credencial, doble factor o acceso autenticado tendrá plena validez contractual.
4. Servicio, planes y funcionalidades
Cobalta es una plataforma SaaS B2B de gestión empresarial con inteligencia artificial integrada que permite gestionar procesos empresariales, automatizar tareas, procesar documentos mediante escáner inteligente, utilizar asistentes de IA, conectar integraciones y acceder a las funcionalidades disponibles en cada momento.
Las funcionalidades concretas dependerán del Plan contratado, la configuración del Cliente, los límites de uso, los módulos activados, la disponibilidad técnica y la normativa aplicable. Cobalta podrá modificar, sustituir, limitar o retirar funcionalidades cuando sea necesario por razones técnicas, legales, comerciales, de seguridad, evolución del producto, abuso o dependencia de terceros.
5. Accesos de evaluación
Cuando Cobalta habilite un acceso de evaluación, prueba comercial, piloto o entorno de demostración, su duración, alcance y condiciones serán los indicados en la oferta, presupuesto, contrato o comunicación correspondiente. Durante estos accesos, Cobalta podrá limitar funcionalidades, integraciones, volumen de uso, IA, escáner inteligente o exportaciones, según resulte razonable para el tipo de evaluación.
Al finalizar el acceso de evaluación, el Cliente deberá contratar un Plan de pago o formalizar las condiciones aplicables para continuar utilizando el Servicio. Si no lo hace, Cobalta podrá suspender el acceso y eliminar o bloquear los datos asociados tras un plazo operativo razonable. Si el Cliente introduce datos reales durante la evaluación, será responsable de contar con base jurídica suficiente y de cumplir sus obligaciones legales.
6. Tarifas, planes y uso razonable
Los precios, límites y condiciones de cada Plan serán los publicados en el sitio web, el panel, el presupuesto o el contrato aplicable. Salvo indicación expresa, los precios no incluyen impuestos, tasas, retenciones u obligaciones exigidas por autoridades públicas.
El Cliente se compromete a utilizar Cobalta de forma legítima y proporcional a la finalidad empresarial contratada. Queda prohibido cualquier uso que pueda afectar negativamente al rendimiento, la estabilidad, la seguridad, la reputación o la disponibilidad de Cobalta para otros clientes. Los límites de uso pueden afectar al número de documentos, escaneos, automatizaciones, usuarios, almacenamiento, comunicaciones, peticiones API, integraciones o uso de IA. Cuando no exista un límite específico, el Cliente realizará un uso razonable, proporcional y compatible con la finalidad ordinaria del Servicio.
Si el Cliente supera límites razonables o contratados, Cobalta podrá solicitar el cambio a un Plan superior, aplicar límites técnicos, suspender temporalmente determinadas funcionalidades, aplicar costes adicionales o bloquear procesos abusivos. Siempre que sea posible, Cobalta intentará comunicar la situación al Cliente antes de aplicar medidas definitivas.
Cobalta podrá modificar precios, planes, límites o condiciones comerciales. Cuando una modificación afecte de forma sustancial a un Cliente con Servicio activo, Cobalta procurará comunicarlo con al menos quince (15) días de antelación, salvo cuando el cambio venga impuesto por razones legales, regulatorias, de seguridad o circunstancias fuera de su control razonable.
7. Pago, renovación e impago
Cobalta podrá requerir un método de pago válido para contratar un Plan de pago. Los pagos podrán realizarse mediante tarjeta, domiciliación bancaria u otros métodos habilitados, y podrán ser procesados por proveedores externos especializados. Las suscripciones se cobran por adelantado y se renuevan automáticamente por periodos mensuales o anuales, según el Plan contratado, salvo cancelación conforme a estos Términos.
En caso de impago, devolución bancaria, fallo de cobro o falta de método de pago válido, Cobalta podrá notificar al Cliente y reintentar el cobro. Si el impago persiste, Cobalta podrá limitar funcionalidades, suspender el acceso, impedir nuevas operaciones, cancelar el Servicio o iniciar el proceso de baja. Salvo riesgo de seguridad, abuso o incumplimiento grave, Cobalta procurará conceder un periodo razonable de regularización antes de la baja definitiva. La suspensión o baja por impago no exime al Cliente del pago de las cantidades vencidas.
8. Cancelación, baja y reembolsos
El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento a través de los mecanismos disponibles en el panel o solicitándolo por los canales habilitados. La cancelación evita futuras renovaciones, pero no da derecho a la devolución proporcional del periodo ya contratado, salvo en los supuestos previstos en este apartado:
- Prueba gratuita. Durante los quince (15) días de prueba, el Cliente puede evaluar el Servicio sin obligación de contratar un Plan de pago.
- Primera contratación de pago. Durante los treinta (30) días naturales siguientes a la primera contratación de pago, el Cliente podrá solicitar la cancelación y el reembolso si no queda satisfecho con el Servicio.
- Renovaciones automáticas. Si el Cliente olvida cancelar y se produce una renovación automática, podrá solicitar el reembolso dentro de los siete (7) días siguientes al cargo, siempre que no exista un uso sustancial del Servicio en ese nuevo periodo.
Fuera de los supuestos anteriores, salvo obligación legal o error imputable a Cobalta, no habrá reembolsos ni créditos por periodos parciales, falta de uso, cancelaciones a mitad de periodo o módulos ya activados. No se atenderán solicitudes de reembolso cuando la cuenta haya sido suspendida o cancelada por incumplimiento, fraude, abuso, impago o uso ilícito.
Tras la baja efectiva, el Cliente dispondrá de hasta treinta (30) días naturales para solicitar la recuperación o exportación de sus datos, siempre que sigan disponibles. Transcurrido ese plazo, Cobalta podrá eliminar, anonimizar o bloquear los datos de sus sistemas activos.
9. Escáner inteligente e inteligencia artificial
El escáner inteligente y las funcionalidades de IA forman parte esencial de Cobalta y permiten al Cliente leer documentos, extraer información, clasificar datos, preparar registros, automatizar tareas, responder consultas y obtener asistencia en la gestión del negocio. El escáner inteligente puede utilizarse para documentos empresariales (facturas, tickets, gastos, albaranes, presupuestos, compras o ventas, entre otros).
Los resultados generados por IA, OCR o automatizaciones tienen carácter asistencial. La tecnología puede cometer errores, no detectar datos ilegibles o requerir revisión humana. El Cliente será el único responsable de revisar y validar los resultados antes de utilizarlos con efectos fiscales, contables, laborales, legales, financieros o frente a terceros. Cobalta no presta asesoramiento fiscal, contable, laboral, jurídico, financiero ni profesional; cualquier resultado generado por IA debe entenderse como una ayuda operativa y no sustituye a un asesor especializado.
Cobalta podrá utilizar proveedores empresariales de IA (incluidos, entre otros, Google/Gemini o equivalentes). Cobalta no utilizará los Datos del Cliente para entrenar modelos generales propios, y procurará configurar los servicios de IA externos de manera que los Datos del Cliente no se utilicen para entrenar modelos generales del proveedor, salvo autorización expresa.
El Cliente no introducirá en Cobalta datos especialmente protegidos o categorías especiales de datos, salvo que cuente con base jurídica suficiente y adopte las medidas exigibles. Tampoco podrá utilizar las funcionalidades de IA con fines ilícitos, de fraude, suplantación, spam, discriminación o para la toma de decisiones automatizadas prohibidas.
10. Comunicaciones, WhatsApp, voz y canales automatizados
Cuando Cobalta habilite canales de comunicación, asistentes, WhatsApp, chat, voz, llamadas o sistemas automatizados, el Cliente será responsable de utilizarlos conforme a la normativa aplicable. El Cliente deberá informar a sus clientes, proveedores, empleados o terceros cuando proceda, especialmente si emplea asistentes de IA, grabación, transcripción, llamadas o mensajes comerciales. Cuando existan grabaciones o tratamiento de voz, el Cliente deberá obtener consentimiento o disponer de otra base jurídica válida.
Cobalta podrá suspender o limitar estos servicios cuando detecte uso abusivo, spam, fraude, suplantación, comunicaciones no autorizadas o riesgo legal.
11. Soporte y acceso técnico
Cobalta prestará soporte por los canales disponibles en cada momento. El alcance, prioridad, horario y medios de soporte dependerán del Plan contratado. Cobalta podrá ofrecer soporte humano en horario laboral, soporte prioritario de pago y soporte asistido por IA de forma continua, sin que ello implique garantía de resolución inmediata.
Para resolver incidencias, prestar soporte, realizar migraciones, restauraciones, mantenimiento o ejecutar instrucciones del Cliente, Cobalta podrá acceder de forma limitada a la cuenta, la configuración o los datos del Cliente. El Cliente autoriza dichos accesos cuando sean necesarios para la prestación del Servicio. Cobalta aplicará los principios de necesidad, proporcionalidad, confidencialidad, trazabilidad interna y minimización; el personal autorizado estará sujeto a deber de confidencialidad.
Cuando un partner, asesoría, gestoría o colaborador autorizado preste soporte o gestión sobre cuentas de terceros, será responsable de contar con autorización suficiente y de cumplir sus obligaciones legales y contractuales.
12. Datos del Cliente, backups y exportación
El Cliente es el responsable de los datos, documentos, configuraciones e instrucciones que introduce en Cobalta, así como de contar con base jurídica para tratar datos personales, gestionar información de terceros o permitir accesos a usuarios, asesores o colaboradores.
Cobalta podrá realizar copias de seguridad para garantizar la continuidad del negocio, recuperar incidentes y prevenir la pérdida de datos. Las copias de seguridad constituyen una medida técnica de seguridad y recuperación, no un archivo legal permanente ni un servicio ilimitado de recuperación.
Cuando el Servicio lo permita, el Cliente podrá exportar sus datos en los formatos disponibles. El Cliente será responsable de custodiar las exportaciones descargadas, protegerlas adecuadamente y conservar la documentación fiscal, contable, mercantil, laboral o legal que deba mantener conforme a la normativa aplicable. Cobalta no sustituye las obligaciones legales de archivo del Cliente.
La supresión en sistemas activos no implica la eliminación inmediata de todas las copias de seguridad, que podrán conservarse hasta su rotación ordinaria con acceso restringido. Cobalta podrá conservar determinados datos bloqueados cuando exista una obligación legal, reclamación pendiente o necesidad de defensa jurídica. Cobalta no garantiza la recuperación de datos eliminados, modificados o sobrescritos por el Cliente: las restauraciones dependerán de la disponibilidad técnica, la antigüedad de los datos, la viabilidad y, en su caso, el pago de costes adicionales.
13. Propiedad intelectual
Cobalta y sus licenciantes conservan todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre la plataforma, software, tecnología, marca, diseño, documentación, contenidos e interfaces. El Cliente recibe un derecho limitado, no exclusivo, no transferible y revocable para utilizar Cobalta conforme a estos Términos y al Plan contratado.
Cobalta puede utilizar, integrar o apoyarse en software libre, componentes de terceros y tecnologías licenciadas por terceros para prestar determinadas partes del Servicio. Entre dichos componentes puede encontrarse FacturaScripts, software libre de facturación y gestión empresarial distribuido bajo licencia LGPL, así como otras librerías, herramientas o módulos sujetos a sus propias licencias.
Cobalta respeta los derechos de propiedad intelectual de dichos terceros. El uso de Cobalta no atribuye al Cliente derechos sobre FacturaScripts ni sobre otros componentes de terceros más allá de los permitidos por sus respectivas licencias. Cobalta es un servicio propio operado por Beply Technologies SL, que incorpora configuración, alojamiento, soporte, automatizaciones, inteligencia artificial, integraciones, diseño, módulos y servicios adicionales propios o licenciados.
El Cliente conserva los derechos sobre los datos y contenidos que introduce en Cobalta, sin perjuicio de los permisos necesarios para que Cobalta pueda prestar el Servicio. El Cliente no podrá copiar, adaptar, reproducir, distribuir, aplicar ingeniería inversa, descompilar, revender, explotar o intentar extraer el software, la tecnología o los contenidos de Cobalta sin autorización expresa.
14. Confidencialidad y seguridad
Las partes se comprometen a mantener la confidencialidad de la información no pública recibida con motivo de la prestación del Servicio. Cobalta aplicará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o destrucción, incluyendo control de accesos, autenticación, gestión de roles y permisos, cifrado cuando proceda, copias de seguridad, monitorización, segregación lógica, revisión de proveedores y procedimientos de gestión de incidencias.
Ningún sistema es absolutamente seguro. El Cliente debe proteger sus credenciales, configurar adecuadamente los permisos de sus usuarios y aplicar buenas prácticas de seguridad.
15. Datos de uso y mejora del Servicio
Cobalta podrá recopilar y analizar datos de uso agregados o estadísticos (uso de funcionalidades, documentos procesados, automatizaciones, errores técnicos o patrones generales) con la finalidad de mejorar las funcionalidades, el rendimiento, la seguridad y la experiencia. Cuando dichos datos estén anonimizados o agregados de forma que no permitan identificar a una persona física, no se considerarán datos personales.
16. Comunicaciones comerciales
Cobalta podrá enviar comunicaciones operativas relacionadas con el Servicio y comunicaciones comerciales sobre productos o servicios propios similares a los contratados, salvo oposición del Cliente. Para leads, demos o solicitudes de información, Cobalta podrá enviar comunicaciones cuando exista consentimiento, solicitud previa, relación precontractual o base legal aplicable. El destinatario podrá darse de baja u oponerse en cualquier momento mediante los mecanismos indicados en cada comunicación o escribiendo a contact@beply.es.
17. Responsabilidad del Cliente
El Cliente es el único responsable de validar facturas, impuestos, series, certificados, registros, declaraciones, comunicaciones, integraciones y cualquier información generada o procesada mediante la plataforma. Cobalta no responderá por errores, sanciones, pérdidas o perjuicios derivados de datos incorrectos introducidos por el Cliente, configuraciones erróneas, uso indebido, falta de revisión, incumplimiento legal del Cliente o decisiones adoptadas sin la debida validación.
18. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la ley, Cobalta no responderá por el lucro cesante, la pérdida de negocio o de oportunidad, los daños indirectos o reputacionales, los errores derivados de datos o configuraciones del Cliente, los resultados de IA u OCR no revisados, los fallos de terceros, las integraciones externas o los incumplimientos legales imputables al Cliente.
Salvo en los supuestos de dolo, culpa grave o responsabilidad legal no limitable, la responsabilidad total de Cobalta frente al Cliente quedará limitada al importe efectivamente abonado por el Cliente a Cobalta durante los tres (3) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.
La única solución del Cliente ante una insatisfacción ordinaria con el Servicio será dejar de utilizarlo y cancelar su cuenta, sin perjuicio de la política de reembolso aplicable.
19. Idioma, ley aplicable y jurisdicción
La versión española de estos Términos es la versión legalmente vinculante. Cobalta podrá ofrecer traducciones informativas a otros idiomas, incluyendo lenguas cooficiales o el inglés; en caso de contradicción, prevalecerá la versión española.
Estos Términos se rigen por la legislación española. Salvo que una norma imperativa establezca otra cosa, las partes se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de Valencia.
20. Anexo: Acuerdo de Encargo del Tratamiento
El presente Anexo forma parte integrante de los Términos y Condiciones y se aplica cuando Cobalta trata datos personales por cuenta del Cliente. A efectos del Anexo, el Cliente actúa como responsable del tratamiento y Cobalta como encargado, en los términos previstos en el artículo 28 del RGPD.
Objeto y duración
El objeto del Anexo es regular el tratamiento de datos personales que Cobalta realiza por cuenta del Cliente para prestar los servicios contratados. Su duración coincidirá con la de la relación contractual entre las partes. Finalizada la relación, Cobalta devolverá, eliminará, bloqueará o conservará temporalmente los datos conforme a la cláusula 12 de estos Términos y a la normativa aplicable.
Detalle del tratamiento
La naturaleza del tratamiento comprenderá las operaciones de recogida, alojamiento, consulta, conservación, comunicación técnica, extracción, análisis, copia, recuperación y supresión necesarias para prestar el Servicio. La finalidad será prestar, mantener, asegurar, mejorar y dar soporte a Cobalta. Los interesados serán los Usuarios del Cliente, sus clientes, proveedores, empleados, colaboradores, contactos y usuarios finales. Las categorías de datos incluirán datos de identificación y contacto, fiscales, contables, económicos, documentos, comunicaciones, metadatos y datos generados por OCR e IA.
Instrucciones del Cliente
Cobalta tratará los datos siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente. Se considerarán instrucciones documentadas las derivadas del contrato, los Términos, la configuración del Servicio, las instrucciones de los Usuarios autorizados y las solicitudes de soporte. Si Cobalta considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, informará al Cliente, salvo que una norma lo prohíba.
Obligaciones de Cobalta como encargado
Cobalta se obliga a: tratar los datos conforme a las instrucciones del Cliente; mantener la confidencialidad; aplicar medidas de seguridad adecuadas; limitar el acceso al personal autorizado; asistir al Cliente en el ejercicio de derechos; colaborar en evaluaciones de impacto cuando proceda; notificar sin dilación indebida las brechas de seguridad que afecten a datos del Cliente; gestionar a los subencargados conforme a este Anexo; y suprimir, devolver o bloquear los datos al finalizar el Servicio, salvo conservación legal o técnica temporal.
Subencargados
El Cliente autoriza a Cobalta a contratar subencargados cuando sea necesario para prestar los servicios (alojamiento, infraestructura, almacenamiento, copias de seguridad, correo electrónico, pagos, soporte, analítica, IA, OCR, mensajería, telefonía, comunicaciones, integraciones y herramientas administrativas). Cobalta exigirá a sus subencargados obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes a las de este Anexo. La lista de proveedores está documentada en la Política de Privacidad y podrá actualizarse cuando se incorporen o sustituyan proveedores. El Cliente podrá oponerse por motivos fundados relacionados con protección de datos.
Transferencias internacionales
Cobalta podrá utilizar proveedores que traten datos fuera del Espacio Económico Europeo cuando sea necesario para prestar los servicios. En tales casos, Cobalta adoptará garantías adecuadas conforme al RGPD (decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo, acuerdos de tratamiento de datos u otras garantías legalmente válidas).
Brechas de seguridad
Cobalta notificará al Cliente, sin dilación indebida, las violaciones de seguridad de datos personales de las que tenga conocimiento y que afecten a datos tratados por su cuenta. La notificación incluirá, cuando sea posible, la naturaleza de la incidencia, las categorías de datos afectadas, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas o propuestas. El Cliente será responsable de notificar a la autoridad de control o a los interesados cuando legalmente le corresponda.
Derechos de los interesados
Cuando una persona ejerza derechos de protección de datos directamente ante Cobalta respecto de datos tratados por cuenta del Cliente, Cobalta podrá remitir la solicitud al Cliente o actuar conforme a sus instrucciones, y le asistirá razonablemente en la atención de solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y demás derechos aplicables.
Auditorías
Cobalta pondrá a disposición del Cliente la información razonable para demostrar el cumplimiento de este Anexo. Las auditorías deberán solicitarse con antelación razonable, limitarse a lo necesario, no comprometer la seguridad, confidencialidad o los derechos de otros clientes, realizarse durante el horario laboral y estar sujetas a confidencialidad. Cobalta podrá sustituir las auditorías individuales por informes, certificaciones, cuestionarios de seguridad o documentación equivalente cuando resulte razonable.