Política de Privacidad

En Beply Technologies SL se trabaja para ofrecer al usuario la mejor experiencia posible a través de sus productos y servicios. En algunos casos, para conseguirlo, resulta necesario recopilar y tratar información personal.

A efectos de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en adelante, el “RGPD”), relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, “LOPDGDD”), Beply Technologies SL informa al usuario de las condiciones aplicables al tratamiento de sus datos personales.

1. Responsable del tratamiento

Beply Technologies SL (en lo sucesivo, “Cobalta” o la “Empresa”) es la sociedad creadora de este sitio web y la responsable del tratamiento de los datos personales que el usuario comparte con la Empresa. A continuación, se indican los datos identificativos:

Identidad: Beply Technologies SL.
CIF: B55484059.
Domicilio: Calle La Fos 1, 46870 Ontinyent, Valencia, España.
Correo electrónico: contact@beply.es.
Teléfono: +34 644 01 18 52.
Sitio web: cobalta.es.

Cobalta no indica públicamente un Delegado de Protección de Datos en la presente Política. Las consultas relacionadas con privacidad y protección de datos pueden remitirse a contact@beply.es. En caso de que Cobalta designe formalmente un Delegado de Protección de Datos, esta Política se actualizará con sus datos de contacto.

2. Alcance y roles de Cobalta

La presente Política se aplica al sitio web, formularios, registro y contratación, uso de la plataforma, panel, API, soporte, facturación, pagos, escáner inteligente, OCR, IA, canales de comunicación, integraciones y servicios asociados. Se complementa con los Términos y Condiciones (que incluyen el Acuerdo de Encargo del Tratamiento) y con la Política de Cookies.

Cobalta como responsable del tratamiento

Cobalta actúa como responsable cuando decide los fines y medios del tratamiento. Esto ocurre, entre otros, al gestionar el sitio web, las solicitudes comerciales, demos, cuentas, contratación, facturación, pagos, soporte, comunicaciones propias, seguridad, prevención de fraude y el cumplimiento de obligaciones legales.

Cobalta como encargado del tratamiento

Cobalta actúa como encargado cuando trata datos personales por cuenta del Cliente dentro de los servicios contratados. Comprende los datos que el Cliente introduce, genera, gestiona o procesa mediante la plataforma, los módulos, las integraciones, los documentos, el escáner inteligente, el OCR, la IA, los canales de comunicación, las llamadas o las automatizaciones. Las condiciones detalladas se encuentran en el Anexo de Encargo del Tratamiento dentro de los Términos y Condiciones.

Responsabilidad del Cliente

Cuando Cobalta actúa como encargado, el Cliente es responsable de informar a sus propios clientes, proveedores, empleados, usuarios finales o terceros, así como de obtener las autorizaciones, consentimientos o bases jurídicas que la normativa exija en cada caso.

3. Recogida de datos personales y su tratamiento

A continuación, se indican los principales contextos en los que Cobalta trata datos personales, así como las categorías de datos que se recogen en cada caso:

Solicitudes comerciales, formularios de contacto y reserva de demo. Para gestionar estas solicitudes se tratan datos como nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo y el contenido del mensaje.
Registro y accesos de evaluación. Para gestionar la creación de la cuenta y, en su caso, el acceso a una evaluación, demo o piloto, se tratan datos como nombre, correo electrónico, teléfono y datos de identificación de la empresa. Existe la opción de registrarse mediante proveedores externos (como Google), en cuyo caso los datos personales serán tratados también por dichos proveedores.
Uso de la plataforma. Mientras el Cliente utiliza Cobalta se tratan datos de cuenta, permisos, roles, sesiones, IP, registros técnicos, configuración, métricas de uso, incidencias y datos que el propio Cliente incorpora en su gestión empresarial (clientes, proveedores, facturas, documentos, etc.).
Escáner inteligente, OCR e inteligencia artificial. Para prestar las funcionalidades de lectura y clasificación de documentos se tratan documentos, texto extraído, resultados, instrucciones y metadatos asociados.
Comunicaciones, WhatsApp y voz. Cuando se utilizan los canales habilitados por Cobalta (chat, correo, WhatsApp Business, llamadas, asistentes de voz o sistemas automatizados) se tratan teléfonos, mensajes, audio o transcripciones cuando proceda y metadatos.
Pagos y facturación. Para gestionar el cobro de las suscripciones se tratan datos como el método de pago, identificadores de transacción, importes, estado y datos fiscales necesarios para la facturación.
Soporte e incidencias. Para atender peticiones de soporte se tratan datos de la cuenta, el contenido de la incidencia y los registros técnicos necesarios para diagnosticar y resolver.
Comunicaciones comerciales. Si el usuario lo consiente o existe una relación comercial previa, se tratan datos de contacto para enviar información sobre productos, servicios, novedades o eventos de Cobalta.

4. Base jurídica del tratamiento

La base jurídica que justifica cada uno de los tratamientos descritos es la siguiente:

Ejecución contractual: para la creación y administración de la cuenta, la prestación de los servicios contratados, el procesamiento de documentos mediante IA y OCR, la gestión de pagos y la atención del soporte.
Consentimiento del interesado: para las solicitudes comerciales, la inscripción en demos, el envío de comunicaciones comerciales y el uso de cookies opcionales.
Interés legítimo: para mantener la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude, atender consultas precontractuales, mejorar el servicio y defender los derechos de Cobalta en caso de reclamación.
Cumplimiento de obligaciones legales: para la facturación, la conservación de documentación contable y fiscal, la atención de requerimientos de administraciones públicas y la prevención del fraude.

5. Escáner inteligente e inteligencia artificial

Cobalta utiliza tecnologías de OCR e inteligencia artificial para prestar funcionalidades esenciales de la plataforma: leer documentos, clasificar información, extraer datos, generar borradores, conciliar información, responder consultas, ejecutar instrucciones y asistir al Cliente en la gestión del negocio.

Cobalta no utiliza los datos del Cliente para entrenar modelos generales propios. Cuando se utilizan proveedores empresariales de IA, Cobalta procura contratar y configurar dichos servicios para que los datos del Cliente se empleen únicamente en la prestación del servicio contratado y no se utilicen para entrenar modelos generales del proveedor, salvo autorización expresa del Cliente o información específica que cuente con base jurídica suficiente.

Los resultados generados por IA u OCR tienen carácter asistencial y pueden requerir revisión humana. El Cliente será responsable de validarlos antes de utilizarlos con efectos fiscales, contables, laborales, legales, financieros o frente a terceros.

6. Comunicaciones, WhatsApp y voz

Cuando el Cliente utiliza los canales de comunicación habilitados por Cobalta (chat, correo, WhatsApp Business, llamadas, asistentes de voz o sistemas automatizados), Cobalta podrá tratar números de teléfono, mensajes, metadatos, audio o transcripciones con la finalidad exclusiva de prestar el servicio contratado.

El Cliente es responsable de informar a sus interlocutores cuando la normativa lo exija (uso de asistentes de IA, grabación, transcripción, mensajes comerciales) y de obtener el consentimiento u otra base jurídica válida cuando resulte necesario.

7. Destinatarios de los datos

Cobalta no vende datos personales. En algunos casos, y sólo cuando sea necesario para prestar el servicio, podrán comunicarse datos a administraciones públicas, juzgados, tribunales y autoridades competentes; bancos y proveedores de pago; asesores fiscales, contables o legales; y proveedores tecnológicos que prestan servicios auxiliares a Cobalta.

Cuando estos proveedores traten datos por cuenta de Cobalta o del Cliente actuarán como encargados o subencargados del tratamiento y estarán sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y protección de datos conforme al artículo 28 del RGPD. Las categorías principales de proveedores son:

Infraestructura y alojamiento. Operación de la plataforma, servidores, red, almacenamiento y disponibilidad.
Cloudflare. Seguridad, DNS, protección antiabuso y entrega de contenido.
Google / Google Cloud / Gemini. Servicios empresariales de IA, OCR, analítica o infraestructura cuando estén activados.
Microsoft / Azure. Voz, transcripción, IA conversacional o infraestructura cuando estén activadas.
Meta / WhatsApp Business Platform. Canal WhatsApp y comunicaciones cuando estén contratadas.
Stripe. Pagos con tarjeta y gestión de cobros.
GoCardless. Domiciliación bancaria y gestión de cobros.
Proveedores de email transaccional. Envío de comunicaciones operativas, transaccionales y comerciales permitidas.
Telefonía y comunicaciones. Voz, llamadas y mensajería cuando estén contratadas.
Analítica y medición. Medición de uso, rendimiento y campañas conforme al consentimiento aplicable.
Soporte y administración. Atención al cliente, diagnóstico, seguridad y mantenimiento.

Cobalta podrá incorporar nuevos proveedores o sustituir los existentes cuando sea necesario para prestar, asegurar o mejorar sus servicios. Cuando el cambio afecte de forma relevante al tratamiento, Cobalta podrá comunicarlo o actualizar esta política; el Cliente podrá oponerse por motivos fundados relacionados con protección de datos.

8. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos con los que Cobalta trabaja pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando se producen transferencias internacionales, Cobalta adopta las garantías adecuadas previstas en el RGPD, como decisiones de adecuación de la Comisión Europea, cláusulas contractuales tipo, acuerdos de tratamiento de datos o medidas técnicas y organizativas adicionales que ofrezcan un nivel equivalente de protección.

9. Conservación de los datos

Cobalta conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recabados y, posteriormente, durante los plazos legales aplicables. Los criterios orientativos son:

Solicitudes comerciales: durante la gestión de la solicitud y un seguimiento razonable posterior.
Cuenta de usuario: mientras la cuenta esté activa.
Prueba gratuita: durante la prueba y el plazo operativo posterior necesario para la contratación, recuperación o eliminación.
Contratación y facturación: durante la relación contractual y los plazos legales aplicables en materia mercantil, fiscal y contable.
Soporte e incidencias: durante la gestión y las responsabilidades derivadas.
Logs de seguridad: durante el plazo necesario para seguridad, auditoría y prevención del fraude.
Datos tratados como encargado: según contrato, instrucciones del Cliente y plazos técnicos aplicables.
Datos tras la baja: hasta treinta (30) días naturales para recuperación o exportación, salvo conservación legal o técnica posterior.
Copias de seguridad: hasta su rotación ordinaria.
Comunicaciones comerciales: hasta la oposición, baja o retirada del consentimiento.

Cobalta podrá bloquear los datos cuando deban conservarse para atender responsabilidades legales o reclamaciones. La eliminación en sistemas activos no implica la eliminación inmediata de todas las copias de seguridad.

10. Ejercicio de derechos

En virtud del RGPD, los interesados pueden ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

Derecho de acceso: obtener información sobre los datos personales que Cobalta trata.
Derecho de rectificación: solicitar la corrección de los datos inexactos o incompletos.
Derecho de supresión y al olvido: solicitar la eliminación de los datos cuando ya no sean necesarios.
Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar la restricción del tratamiento en los supuestos previstos por la normativa.
Derecho a la portabilidad: recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
Derecho de oposición y a no ser objeto de decisiones automatizadas: oponerse al tratamiento de los datos por motivos relacionados con la situación particular del interesado o a las decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados con efectos significativos.
Derecho a retirar el consentimiento: cuando el tratamiento se base en el consentimiento previo del interesado.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el interesado puede enviar una solicitud al correo electrónico contact@beply.es identificando claramente al solicitante y el derecho que desea ejercer. Cobalta podrá solicitar información adicional para verificar la identidad. Cuando Cobalta trate los datos como encargado, podrá remitir la solicitud al Cliente responsable o asistirle en su gestión.

Asimismo, si el interesado considera que sus derechos no han sido atendidos correctamente, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

11. Medidas de seguridad

Cobalta aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos personales frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Estas medidas incluyen, entre otras, control de accesos, autenticación, gestión de roles y permisos, cifrado cuando proceda, copias de seguridad, monitorización, registros de actividad, segregación lógica, revisión de proveedores y procedimientos de gestión de incidencias de seguridad.

Ningún sistema es absolutamente seguro. El Cliente y los usuarios deben proteger sus credenciales, configurar adecuadamente los permisos y aplicar buenas prácticas de seguridad en su propio ámbito.

12. Menores

Los servicios de Cobalta están dirigidos a empresas, grupos, asesorías, partners y organizaciones que actúan en el marco de una actividad empresarial o profesional. Cobalta no dirige sus servicios a menores de edad y no recaba conscientemente datos personales de menores.

13. Modificaciones

Cobalta podrá actualizar esta Política de Privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, comerciales o de producto. La versión vigente estará siempre disponible en el sitio web de Cobalta, con indicación de la fecha de última actualización en la cabecera.